TIETOSUOJASELOSTE
TIETOSUOJASELOSTE
1. Rekisterinpitäjä
Kymenlaakson Opiston Kannatusyhdistys ry
2. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt
Kymenlaakson Opiston opintosihteerit Jaana Kukkoaho ja Tarja Javanainen sekä talous- ja hallintoasiantuntija Akseli Veteläinen
3. Tietosuojavastaava
Kymenlaakson Opiston talous- ja hallintoasiantuntija Akseli Veteläinen
4. Henkilötietojen käsittelijä
Mediamaisteri Oy
PL 82 (Erkkilänkatu 11)
33101 Tampere
010 281 8000
info@mediamaisteri.com
5. Rekisterin nimi
Oppimisen ja osaamisen kehittämisen verkkoympäristön käyttäjärekisteri
6. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Oppimisen ja osaamisen verkkoympäristön palvelun tarjoaminen käyttäjille.
7. Käsittelyn oikeusperusteet (GDPR 6 art.)
• Sopimus (GDPR 6.1.b)
Henkilötietojen käsittely on tarpeen, jotta rekisterinpitäjä voi tuottaa palvelun (kuten oppimisympäristön käytön) rekisteröidylle.
• Oikeutettu etu (GDPR 6.1.f)
Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttamiseksi, kuten palvelun tietoturvan ylläpitämiseksi, väärinkäytösten ehkäisemiseksi sekä palvelun toimivuuden ja kehittämisen varmistamiseksi.
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu oppimisympäristön turvallisen, luotettavan ja tarkoituksenmukaisen käytön varmistamiseen. Tähän sisältyy esimerkiksi lokitietojen käsittely, käyttöoikeuksien valvonta sekä tietoturvaloukkausten ennaltaehkäisy.
• Käsittely on rajattu vain siihen, mikä on välttämätöntä näiden tavoitteiden saavuttamiseksi, eikä käsittelystä aiheudu kohtuutonta haittaa rekisteröidylle. Rekisteröityjen oikeudet huomioidaan mm. tietojen minimoinnilla, käyttöoikeuksien rajauksella sekä mahdollisuudella vastustaa käsittelyä lain mukaisesti. Näin ollen käsittely ei syrjäytä rekisteröidyn perusoikeuksia ja -vapauksia.
• Suostumus (GDPR 6.1.a)
Tätä oikeusperustetta käytetään vain tilanteissa, joissa rekisteröity antaa vapaaehtoisesti lisätietoja, joiden käsittely ei ole tarpeen sopimuksen toteuttamiseksi eikä perustu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi vapaaehtoiset profiilitiedot, palautteet tai osallistuminen kehityskyselyihin.
Rekisterinpitäjä varmistaa, että suostumus on vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen. Suostumus dokumentoidaan asianmukaisesti, ja rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
8. Rekisterin sisältämät tiedot
Rekisteri sisältää käyttäjien perusyhteystietoja, kuten nimen, sähköpostiosoitteen, käyttäjätunnuksen, salasanan ja kuvan. Lisäksi käyttäjä voi tallentaa järjestelmään täydentäviä henkilötietoja, kuten syntymäajan, kotiosoitteen, puhelinnumeron ja kiinnostuksen kohteet.
9. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti
● rekisteröidyltä itseltään hänen tullessa asiakkaaksi, rekisteröityessään palvelun käyttäjäksi, rekisteröidyn käyttäessä palveluja, tai muun asiallisen yhteyden syntyessä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välille
● kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä rekisteriselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten
10. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja voidaan luovuttaa tai siirtää seuraaville vastaanottajaryhmille:
• Mediamaisteri Oy, joka toimii palvelun teknisenä ylläpitäjänä ja henkilötietojen käsittelijänä.
• Mahdolliset muut rekisterinpitäjän lukuun toimivat palveluntarjoajat (asiakas täydentää tarvittaessa).
Tietojen näkyvyys palvelussa:
• Käyttäjän nimi näkyy muille palvelun käyttäjille.
• Käyttäjä voi itse määrittää, mitä muita profiilitietoja hän asettaa muiden nähtäville.
11. Henkilötietojen siirrot EU:n/ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
12. Tietojen poistamisen suunnitellut määräajat
Henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Käyttäjätiedot poistetaan 2 vuotta viimeisen kirjautumisen tai koulutussuhteen päättymisen jälkeen, ellei lainsäädäntö edellytä pidempää säilytystä.
13. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja käsitellään turvallisesti seuraavin periaattein:
• tietojärjestelmä on suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin ja palomuurein
• pääsy rekisteriin on rajattu vain nimetyille henkilöille
• käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus
• lokitietoja seurataan ja hyökkäyksiltä suojataan teknisin ja organisatorisin keinoin
14. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi
Rekisteriin ei liity automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia GDPR 22 artiklan tarkoittamalla tavalla.
15. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
• saada pääsy omiin tietoihinsa
• pyytää virheellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista
• vastustaa käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• peruuttaa suostumus (siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen)
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto)
Pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle kirjallisesti osoitteeseen toimisto@kyme.fi
16. Valvontaviranomainen
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi